Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации свыше пяти дней, в том числе на сезонных и временных работников. Трудовые книжки ведутся также на внештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

Трудовые книжки также ведутся на работников, работающих на условиях трудового договора у физических лиц — субъектов предпринимательской деятельности без создания юридического лица с правом найма; на работников, работающих у физических лиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг (няни, повара, водители и т.п.).

На лиц, которые работают по совместительству, трудовые книжки ведутся по основному месту работы, а запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку по просьбе работника.

На основании трудовой книжки собственник или уполномоченный им орган при приеме на работу работника может сделать вывод об опыте работы, о квалификации работника, принять решение о приеме на работу или обоснованно отказать в этом. Трудовая книжка подтверждает необходимый стаж работы по специальности, который требуется в соответствии с действующим законодательством Украины, для занятия определенной должности или для выполнения определенной деятельности (например, для получения свидетельства, дающего право заниматься адвокатской деятельностью, необходимо иметь стаж работы по специальности не менее двух лет).

Кроме того, трудовая книжка является основным документом, подтверждающим стаж работы, необходимый для назначения пенсии (ст. 62 Закона Украины «О пенсионном обеспечении»).

Работникам, поступающим на работу впервые, трудовая книжка оформляется не позднее пяти дней после приема на работу.

В трудовую книжку вносятся:
сведения о работнике (фамилия, имя и отчество, дата рождения);
сведения о работе, переводы на другую постоянную работу, основания расторжения трудового договора в точном соответствии с действующим законодательством Украины;
сведения о поощрениях и награждениях: о награждении государственными наградами Украины, поощрения за успехи в работе на предприятии, в учреждении, организации;
сведения об открытиях, которые подтверждаются дипломами, об использовании изобретений и рационализаторских предложений, а также о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Сведения о взысканиях в нее не заносятся.

Основным нормативным актом, регулирующим порядок ведения трудовых книжек, является Постановление Кабинета Министров Украины № 301 от 27 апреля 1993 г. «О трудовых книжках работников» с изменениями, внесенными постановлением № 131 от 2 марта 1994 года. Этим же постановлением утвержден образец трудовой книжки. Конкретизация и детализация порядка ведения трудовых книжек, порядка их заполнения и учета, выдачи дубликатов определяется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек напредприятиях, вучреждениях, организациях, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения № 58 от 29 июля 1993 года с изменениями от 26 марта 1996 года.
08.06.2001 г. утвержден приказ Министерства труда и социальной политики, Министерства юстиции, которым внесены изменения и дополнения в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек работников.

Согласно общему правилу трудовые книжки должны храниться на предприятиях, в учреждениях и организациях как документы строгой отчетности. При увольнении работника трудовая книжка выдается ему под роспись в журнале учета.

Трудовые же книжки работников, работающих у физического лица, хранятся не у работодателя, а непосредственно у самих работников.

Для работника, работающего у физического лица, существует особый порядок внесения записей в трудовую книжку. Записи о приеме на работу или увольнении с работы работников производятся физ-лицом на основании заключенных с ними письменных договоров, которые, в свою очередь, подлежат регистрации в государственной службе занятости. Причем срок такой регистрации не должен превышать одной недели с момента фактического допуска работника к работе. Записи в трудовую книжку, кроме того, подтверждаются подписью должностного лица органа государственной службы занятости и заверяются его печатью.